Dokumenter og tilgængelighed

Når du skal foretage opmærkninger af dit dokument for at øge tilgængeligheden er det lettest at begynde i Word, inden du gemmer dit dokument som en PDF-fil.

I Word har du en række muligheder for at gøre dit dokument mere tilgængeligt for personer med handicap. Her er mulighederne beskrevet kort. (Du kan finde en mere udførlig vejledning i Microsofts guide til at gøre Word-dokumenter tilgængelige):

• Skriv alternativ tekst på billeder og visuelle elementer
  Hvis du har indsat et visuelt element i dit dokument, skal du sørge for, at billedet har en beskrivende, alternativ tekst (alt-tekst). Visuelt indhold omfatter billeder, SmartArt-grafik, figurer, diagrammer, integrerede objekter, håndskrift og videoer. Det er også muligt i Word at angive, hvis et visuelt element har en ren dekorativ funktion.
  
  
• Tilføj linktekst og skærmtip
  Personer, der bruger skærmlæsere, scanner sommetider en liste over links. Derfor er det vigtigt at links klart og nøjagtig angiver, hvor de fører hen. ’Klik her’ siger ikke noget om linkets destination, så brug i stedet destinationssidens fulde titel. Alternativt kan du tilføje et skærmtip, der vises, når markøren holdes over tekst eller billeder, der indeholder et link.
  
  
• Undlad at bruge farve som eneste formidler af information
  Det er fx uhensigtsmæssigt at markere links med en grøn farve, da det vil være svært at se for en farveblind. Brug i stedet understreget tekst til links.
  
  
• Brug tilstrækkelig kontrast til tekst og baggrundsfarver
  Sørg for høj kontrast mellem tekst og baggrund i dit dokument, så kan flere personer se og bruge indholdet.
  
  
• Brug de indbyggede overskrifter og typografier
  Ved at bruge Words indbyggede formateringsværktøj, gør du det lettere for skærmlæsere at læse dit dokument, og du gør det muligt for brugere, der ikke kan betjene en mus, at bevæge sig gennem dokumentet med tabulatorknappen. Brug overskriftsformaterne i en logisk hierarkisk rækkefølge: Overskrift 1, Overskrift 2 og derefter Overskrift 3. Det er IKKE nok at markere overskrifter med fx fed og/eller kursiv.
  
  
• Brug punktopstilling
  Marker altid dine punktopstillinger med Words indbyggede punkttegn eller nummererede lister.
  
  
• Brug enkle tabeller
  Brug kun tabeller med en enkel struktur. Dem kan skærmlæsere uden videre navigere i. Undgå at bruge komplekse tabeller med indlejrede, flettede eller opdelte celler, da de ikke kan læses korrekt af en skærmlæser. Tomme celler i en tabel kan også få en person med en skærmlæser til at tro, at der ikke er mere i tabellen.
  Brug kun tabeller til at vise data. Brug ALDRIG tabeller til indhold – fx som en måde at layoute din side og styre, hvor på siden teksten skal stå.
  Skærmlæsere bruger overskriftsoplysninger til at identificere rækker og kolonner, og det kan derfor være en god ide at tilføje tabeloverskrifter.
  
  
• Angiv korrekt sprog
  Nederst i et Word-dokument kan du se, hvilket sprog der er angivet som dokumentets sprog. Hvis dit dokument er på dansk, skal der stå ”Dansk” i feltet, og hvis det er på engelsk, skal der stå ”Engelsk” i feltet. Angiv det korrekte sprog ved at klikke på feltet nederst og vælg fra sproglisten: Hvis der står tekst på billedet, som er vigtig for forståelsen, skal denne tekst også stå i dokumentet.

Læs Microsofts guide til at gøre Word-dokumenter tilgængelige for personer med handicap

Hvis du ikke har adgang til din kilde-fil (fx et Word-dokument), er det også muligt at foretage opmærkninger, som fremmer tilgængeligheden direkte i PDF-fil. Det kræver, at du har Adobe Acrobat Pro installeret på din computer.

Læs om mulighederne for at arbejde med tilgængelighed i Adobe Acrobat 

Der findes forskellige værktøjer til at tjekke om dit dokument er tilgængeligt:

• Programmerne i Office-pakken har en tilgængelighedskontrol, som kan tjekke dokumenter eller regneark for problemer med tilgængeligheden og komme med tips til løsninger.
  Læs mere om Tilgængelighedskontrol til Microsoft Office 
  (Vær opmærksom på, at du finder Tilgængelighedskontrollen under Filer >Info)
  
  
• Adobe Acrobat Pro DC har også en indbygget tilgængelighedsfunktion. Med den kan du scanne en PDF for de mest gængse fejl og få mulighed for at fikse dem. Funktionen lever dog ikke op til samtlige krav, der stilles i loven.
  Se vejledning i Adobes tilgængelighedsfunktion
   
• Programmet PDF Accessibility Checker (PAC 3) kan tjekke om en pdf-fil lever op til de vigtigste af kravene til tilgængelighed i WCAG 2.1-standarden.
  Download PAC 3